BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Manajemen proyek merupakan suatu tata cara mengorganisir dan mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek dari awal sampai selesainya proyek tersebut. Manajemen proyek dapat diterapkan pada jenis proyek apapun, dan dipakai secara luas untuk dalam menyelesaikan proyek yang besar dan kompleks. Fokus utama manajemen proyek adalah pencapaian semua tujuan akhir proyek dengan segala batasan yang ada, waktu dan dana yang tersedia.
Pada perencanaan pembuatan proyek sebuah sistem, diperlukan berbagai macam komponen yang terlibat didalamnya. Satu hal yang harus diperhatikan / diutamakan oleh seorang manajer proyek dalam melakukan perencanaan adalah menghitung, baik secara kualitatif maupun kuantitatif, resiko yang akan terjadi dalam proses pengerjaan.
Dalam dunia IT tentu banyak terjadi persaingan, entah dari dari pihak perseorangan, Perusahaan,maupun mencakup yang lebih luas lagi. Untuk itu kita harus mengenal terlebih dahulu apa itu Resiko dalam Manajemen Proyek? Resiko Proyek adalah peristiwa tidak pasti yang bila terjadi memiliki pengaruh positif atau negatif terhadap minimal satu tujuan proyek (waktu, biaya, ruang lingkup, mutu). Risiko mungkin memiliki satu atau lebih penyebab, yang bila terjadi memiliki satu atau lebih dampaknya terhadap manajemen.Dan apabila kita garis besarkan secara keseluruhan maka yang dimaksud dengan Manajemen Proyek dan Resiko adalah proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko proyek. Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek atau dampak negatifnya.Dalam penerapannya sebuah teknologi dalam perusahaan memerlukan perencanaan yang strategis khususnya penerapan teknologi pada manajemen proyek, agar penerapan dapat sesuai dengan tujuan bisnis yang diharapkan oleh perusahaan. Jika penerapan teknologi informasi dalam manajemen proyek tidak sesuai dengan tujuan bisnis yang diinginkan maka akan menimbulkan risiko.
Risiko yang timbul akibat dari penerapan teknologi informasi yang salah dalam manajemen proyek akan menyebabkan proses bisnis yang tidak optimal, kerugian finansial, menurunnya reputasi perusahaan, bahkan hancurnya perusahaan.Pada kenyataannya penerapan manajemen proyek teknologi informasi itu sendiri membutuhkan investasi yang cukup besar, dan seiring dengan teknologi yang terus berkembang dari waktu ke waktu, membuat proses manajemen proyek pun menjadi semakin sulit, karena harus memahami teknologi yang baru. Dengan adanya manajemen risiko proyek yang didukung dengan penggunaan hardware diharapkan dapat membantu perusahaan dalam hal meminimalkan tingkat kerugian yang tidak diinginkan oleh.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa pengertian tentang proyek dan Manajemen Proyek Telematika?
2. Mengapa membutuhkan tahapan manajemen di dalam Manajemen Proyek?
3. Mengapa membutuhkan skills pada Manajemen Proyek?
4. Apa saja pengetahuan yang harus dimiliki di Manajemen Proyek?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui tentang Proyek dan Manajemen Proyek Telematika.
2. Menambah wawasan mengenai tahapan manajemen yang baik secara umum.
3. Mengetahui alasan mengapa skills dibutuhkan dalam Manajemen Proyek.
4. Menambah wawasan mengenai pengetahuan yang harus dimiliki di Manajemen Proyek.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Manajemen
Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu. Agar proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta struktur organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktivitasnya haruslah berorientasi pada pencapaian sasaran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai wadah untuk menuangkan konsep, ide- ide manajemen. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat satu sama lainnya.
2.2 Pengertian Proyek
Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara konkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan.
Menurut DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pengertian Manajemen Proyek. Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya organisasi yang mempergunakan personil untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu
2.3 Pengertian Manajemen Proyek Telematika
Manajemen proyek adalah suatu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan juga ketrampilan, cara teknis yang terbaik serta dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran atau tujuan yang sudah ditentukan agar
mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja.
Definisi manajemen proyek yang lainnya adalah suatu kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi serta mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan guna mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu.
2.4 3 Sasaran Manajemen Proyek
Setiap proyek memiliki tujuan khusus, didalam proses pencapaian tujuan tersebut ada tiga constraint yang harus dipenuhi, yang dikenal dengan Trade- off Triangle atau Triple Constraint. Triple constraint adalah usaha pencapaian tujuan yang berdasarkan tiga batasan, yaitu :
1. Tepat biaya.
Proyek harus dikerjakan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran, baik biaya tiap item pekerjaan, biaya tiap periode pelaksanaan maupun biaya total sampai akhir proyek.
2. Tepat waktu.
Proyek harus dikerjakan dengan waktu sesuai dengan jadwal pelaksanaan proyek (schedule) yang telah direncanakan yang ditunjukan dalam bentuk prestasi pekerjaan (work progress).
3. Tepat mutu.
Mutu produk atau disebut sebagai kinerja (performance), harus memenuhi spesifikasi dan kriteria dalam taraf yang disyaratkan oleh pemilik.
2.5 Tahapan Manajemen Proyek
1. PLANNING (PERENCANAAN)
Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik dan teratur untuk mencapai tujuan organisasi atau memecahkan masalah tertentu. Perencanaan juga diartikan sebagai upaya memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia dengan memperhatikan segala keterbatasan guna mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada pencapaian tujuan organisasi.
Dalam melaksanakan perencanaan ada kegiatan yang harus dilakukan, yaitu melakukan prakiraan (rencana) kegiatan organisasi dan penganggaran (budgeting). Prakiraan berfungsi untuk menentukan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan kedepan oleh organisasi sebagai upaya mencapai tujuan organisasi. Dalam melakukan prakiraan, haruslah selalu memperhatikan tujuan organisasi, sumber daya organisasi dan juga melakukan suatu analisis organisasi (bisa menggunakan SWOT) untuk mengetahui potensi internal dan eksternal.
Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan, yakni harus SMART. SMART yaitu Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. Measurable artinya program kerja organisasi atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan hanya sekedar angan-angan dalam merencanakan dan tidak dapat dilaksanakan. Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
Setelah merencanakan aktivitas organisasi secara sistematis dan terukur, maka perlu juga melakukan perencanaan penganggaran untuk pelaksanaan kegiatan. Prinsip dalam melakukan perencanaan penganggaran,adalah mengunakan segala sumber daya keuangan secara efisien dan se-efektif mungkin. Hal ini perlu direncanakan secara serius, agar organisasi tidak melakukan pemborosan, keuangan, selain itu sekaligus juga melihat sumber- sumber daya keuangan yang bisa diperoleh dari luar organisasi.
Langkah-langkah dalam membuat perencanaan:
1. Analisis situasi & identifikasi masalah
Melakukan analisa dan identifikasi terhadap situasi organisasi dengan memperhatikan tujuan organisasi. dalam melakukan analisa situasi dapat menggunakan teknik analisis SWOT.
2. Menentukan skala prioritas
Setelah dianalisa dan mengidentifikasi masalah, maka perlu dilakukan penentuan skala prioritas terhadap pelaksanaan kegiatan. Hal ini agar kebutuhan organisasi yang mendesak didahulukan untuk menjamin keberlangsungan organisasi
3. Menentukan tujuan program
Agar pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi akan mengarah pada pencapaian tujuan organisasi, maka dibutuhkan penentuan tujuan program, sehingga nantinya pelaksanaan program dapat diukur capaiannya
4. Menyusun rencana kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun anggaran)
2. ORGANIZING (PENGORGANISASIAN)
Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam aktivitas organisasi, sesuai dengan kompetensi SDM yang dimiliki. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kegiatan ini merupakan keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan prasarana untuk menunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi, serta mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan program dan tujuan organisasi.
Menurut George R. Terry, tugas pengorganisasian adalah mengharmonisasikan kelompok orang yang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan seluruh kemampuan ke suatu arah tertentu. Dalam pengorganisasian kegiatan yang dilakukan yakni staffing (penempatan staf) dan pemaduan segala sumber daya organisasi. Staffing sangat penting dalam pengorganisasian. Dengan penempatan orang yang tepat pada tempat yang tepat dalam organisasi, maka kelangsungan aktivitas organisasi tersebut akan terjamin. Fungsi pemimpin disini adalah mampu menempatkan the right man in the right place. Pemimpin harus mampu melihat potensi-potensi SDM yang berkualitas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan aktivitas roda organisasi. Setelah menempatkan orang yang tepat untuk tugas tertentu, maka perlu juga mengkoordinasikan dan memadukan seluruh potensi SDM tersebut agar bekerja secara sinergis untuk mencapai tujuan organisasi.
Langkah-langkah Pengorganisasian:
1. Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. (Menjelaskan ke seluruh staff tentang tujuan organisasi yang harus dicapai)
2. Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas. (Mendudukan orang-orang yang berkompetensi pada posisi tepat. Dan jangan sampai ada posisi strategis yang kosong, karena akan berpengaruh pada keseluruan pencapaian organisasi)
3. Menentukan prosedural staf. (Menentukan cara kerja dan evaluasi para staff, serta punishment dan reward yang diterima. Selain itu juga menjelaskan tentang garis koordinasi dan sinergitas dalam organisasi, sehingga seluruh posisi dipadukan untuk menuju tujuan organisasi)
4. Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang sesuai dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff)
3. ACTUATING (PENGGERAKAN)
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab. Untuk itu maka semua Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan. Inti dari Actuating adalah menggerakkan semua anggota kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan organisasi.
Dalam mengimplementasikan aktivitas organisasi, pelaku organisasi harus :
1. Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,
2. Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,
3. Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,
4. Tugas yang diberikan cukup relevan,
5. Hubungan harmonis antar rekan kerja.
Actuating (penggerakan) meliputi kepemimpinan dan koordinasi. Kepemimpinan yakni gaya memimpin dari sang pemimpin dalam mengoptimalkan seluruh potensi dan sumber daya organisasi agar mengarah pada pencapaian tujuan program dan organisasi. Sedangkan koordinasi yakni suatu aktivitas membawa orang-orang yang terlibat organisasi ke dalam suasana kerjasama yang harmonis. Dengan adanya pengoordinasian dapat dihindari kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan kesimpangsiuran di dalam bertindak antara orang-orang yang terlibat dalam mencapai tujuan. Koordinasi ini mengajak semua sumber daya manusia yang tersedia untuk bekerjasama menuju ke satu arah yang telah ditentukan. Pekerjaan memimpin meliputi lima kegiatan yaitu :
1. Mengambil keputusan
2. Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara pemimpin dan bawahan.
3. Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
4. Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya secara tepat
5. Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.
Dalam memimpin ada kegiatan direction (perintah) dan motivasi. Perintah adalah petunjuk atau penjelasan kerja, serta pertimbangan dan bimbingan, terdapat para pelaku organisasi yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional, agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar. Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara mejadikan staff sebagai
rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan) apabila staff bekerja secara baik.
Tujuan Actuating (Penggerakan) adalah :
1. Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
2. Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf
3. Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan
4. Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf
5. Membuat organisasi berkembang secara dinamis.
4. CONTROLLING (PENGENDALIAN/ PENGAWASAN)
Controlling bukanlah hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan program dan aktivitas organisasi, namun juga mengawasi sehingga bila perlu dapat mengadakan koreksi. Dengan demikian apa yang dilakukan staff dapat diarahkan ke jalan yang tepat dengan maksud pencapaian tujuan yang telah direncanakan. Inti dari controlling adalah proses memastikan pelaksanaan agar sesuai dengan rencana.
Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan, baik dalam bentuk pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan- penyimpangan yang terjadi, baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan antisipasi, koreksi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan lingkungan sekitar organisasi.
Proses pengawasan sebagai bagian dari pengendalian akan mencatat perkembangan organisasi kearah tujuan yang diharapkan dan memungkinkan pemimpin mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat. Melalui pengawasan yang efektif, terhadap aktivitas organisasi, maka upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
Manfaat pengawasan:
1. Dapat mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan
2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan
3. Dapat mengetahui apakah waktu & sumber daya mencukupi
4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
5. Dapat mengetahui staff yang perlu diberikan penghargaan/promosi
Proses controlling meliputi :
1. Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian,
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan evaluasi terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang dimiliki,
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar.
4. Kembali membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan tujuan awal (rencana) kegiatan tersebut dilaksanakan, dan mengukur capaian keberhasilannya,
5. Melakukan tindakan perbaikan.
6. Jika ada kesalahan atau penyimpangan, segera melakukan perbaikan,
7. Meninjau dan menganalisis ulang rencana.
8. Kembali membuat rencana baru jika terjadi penyimpangan. Namun jika hasilnya sesuai dengan tujuan program, maka perlu dibuatkan rencana lanjutan untuk melanjutkan program yang berhasil tersebut, sehingga tujuan organisasi semakin dekat untuk dicapai.
Pengawasan yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk tujuan-tujuan yang spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi penyimpangan atau kesalahan. Controlling akan mengarahkan seluruh potensi organisasi yang terlibat agar tidak melakukan penyimpangan dalam pencapaian tujuan. Untuk itu controlling haruslah dilakukan secara bertanggung jawab dan dengan standar organisasi, sehingga pelaku-pelaku organisasi tetap bekerja secara maksimal dan fokus pada pencapaian tujuan organisasi. Kegiatan-kegiatan yang juga termasuk dalam kegiatan controlling termasuk adalah evaluasi dan pelaporan.
5. EVALUASI (EVALUATING)
Evaluasi merupakan suatu penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatan atau program. Dalam melakukan evaluasi haruslah menyeluruh, mencakup capaian tujuan kegiatan, kinerja staff, pengetahuan staff, efektivitas dan efisiensi penganggaran dan proses kegiatan. Sedangkan pelaporan merupakan penyampaian perkembangan hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pemimpin yang lebih tinggi.
2.6 Project Management Skills
Untuk dapat mengimplementasikan kegiatan manajemen tersebut sesuai dengan fungsinya masing-masing, maka diperlukan beberapa keahlian manajemen(managerial skills) yang diperlukan oleh setiap orang yang terlibat dalam organsasi. Keahlian-keahlian tersebut meliputi, sebagai berikut:
1. Keahlian teknis (technical skills)
Keahlian yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan spesifik tertentu, seperti mengoperasikan komputer, mendesain bangunan, membuat layout perusahaan, dan lain sebagainya.
2. Keahlian berkomunikasi dan berinteraksi dengan masyarakat (human relation skills)
Keahlian dalam memahami dan melakukan interaksi dengan berbagai jenis orang di masyarakat.Contohnya adalah keahlian dalam bernegosiasi, memotivasi, meyakinkan orang, dan lain sebagainya.
3. Keahlian konseptual (conceptual skills)
Keahlian dalam berpikir secara abstrak, sistematis, termasuk di dalamnya mendiagnosa dan menganalisis berbaga masalah dalam situasi yang berbeda-beda, bahkan keahlian untuk memprediksi masa yang akan datang.
4. Keahlian dalam pengambilan keputusan (decision making skills Keahlian untuk mengidentifikasi masalah sekaligus menawarkan berbagai alternative solusi atas permasalahan yang dihadapi.
5. Keahlian dalam mengelola waktu (time management skills Keahlian dalam memanfaatkan waktu secara efektif dan efisien.
Beberapa keahlian lain yang juga diperlukan dalam manajemen atau pengelolaan bisnis, jika dikaitkan dengan persaingan bisnis global.Di antaranya, yaitu:
1. Keahlian dalam manajemen global (global management skills)
Keahlian manajerial yang tidak saja terfokus pada satu keadaan di Negara tertentu, akan tetapi juga lintas negara bahkan lintas budaya.
2. Keahlian dalam hal teknologi(technological skills)
Keahlian manajerial dalam mengikuti dan menguasai berbagai perkembangan teknologi yang terjadi.
2.7 9 Area Pengetahuan Proyek
1. Project scope management
Project scope management apa yang bisa dilakukan dan aktivitas-aktivitas apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam menyelesaikan suatu proyek.
Ø Proses pada ruang lingkup proyek:
§ Inisiasi memulai proyek atau melanjutkan pada fase berikutnya
§ Perencenaan ruang lingkup proyek
§ Pendefinisian ruang lingkup proyek
§ Membangun WBS
§ Verifikasi ruang lingkup proyek
§ Kendali perubahan ruang lingkup proyek
2. Project time management
Project time management proyek dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan
Ø Proses pada manajemen waktu:
§ Pendefinisian Kegiatan
§ Pengurutan Kegiatan
§ Perkiraan Waktu Kegiatan
§ Pembuatan Jadwal
§ Pengendalian Jadwal
3. Project cost management
Project cost management adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb Manajemen Biaya Proyek termasuk di dalamnya adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati
Ø Proses pada manajemen biaya:
§ Estimasi biaya: Mengembangkan perkiraan atau estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek
§ Penganggaran (Budgeting) Biaya: alokasi estimasi biaya keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk menetapkan data dasar untuk mengukur kinerja
§ Pengendalian Biaya: Pengendalian perubahan anggaran proyek
4. Project Human Resource Management
Project Human Resource Management proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.Sumber daya manusia dalam sebuah proyek antara lain termasuk sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung (jika ada), supplier, dsb
Ø Proses pada manajemen sumber daya manusia:
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia mengidentifikasi dan mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang- orang lain dalam proyek
2. Akuisisi Tim Proyek usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek
3. Membangun Tim Proyek Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek
4. Mengelola Tim Proyek Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek
5. Project Risk Management
Project Risk Management adalah proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko proyek. Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek.
Ø Proses pada manajemen resiko:
§ Perencanaan manajemen risiko
§ Identifikasi risiko
§ Analisis risiko kualitatif dan kuantitatif
§ Perencanaan respon risiko
§ Pengendalian dan monitoring risiko
6. Project Communication Management
Project Communication Management adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula
Ø Proses pada manajemen komunikasi:
§ Perencanaan Komunikasi (Communication Planning)mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah proyek
§ Distribusi Informasi adalah proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder
§ Pelaporan Kinerja proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya status reports, progress measurements, dan peramalan
§ Mengelola stakeholders proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi
7. Project Quality Management
Project Quality Management adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas
8. Project Procurement Management
Project Procurement Management adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi
Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”
Ø Proses pada manajemen pengadaan:
1. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan ,proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak
2. Perencanaan kontrak kerja sama ,proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW
3. Permintaan respon dari distributor ,proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual
4. Memilih Distributor ,proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan negosiasi
5. Administrasi kontrak kerja sama ,formalisasi pernyataan kerja sama
6. Penutupan Kontrak
9. Project Integration Management
Project Integration Management adalah tiang penyangga yangmempengaruhi dan dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam Manajemen ProyekManajemen Integrasi Proyek melibatkan koordinasiseluruh knowledge area dalam project life cycle Manajemen Integrasi Proyek, merupakan salah satukompetensi yang harus dimiliki oleh Manajer Proyek sebagai kunci koordinasi sdm, rencana dan pekerjaan pekerjaan yang harus dilakukan selama proyek berlangsung, serta pintu komunikasi antara proyek dengan top manajemen.
Ø Proses pada integrasi manajemen:
§ Membangun Project Charter
§ Membangun Preliminary Scope Statement
§ Membangun Project Management Plan
§ Mengarahkan dan mengelola ekseskusi proyek
§ Monitoring & Kontroling proyek
§ Melakukan dan mengendalikan perubahan proyek secara terintegrasi
§ Menutup Proyek
2.8 Fase Inisialisasi Proyek
Pada fase ini merupakan fase dalam hal studi kelayakan serta fase pertama dalam berinteraksi langsung dengan proyek yang ditangani. Dimana dalam studi kelayakan terdapat beberapa langkah yang harus dilaksanakan. Salah satunya adalah analisis kebutuhan (requirements analysis), karena kelayakan dari proyek sistem informasi didasarkan atas hasil dari requirements analysis ini. Hasil studi kelayakan kemudian disusun dalam bentuk proposal proyek untuk kemudian diajukan ke stakeholder. Proyek dikatakan layak jika memenuhi syarat kelayakan, :
a. Memberikan manfaat bagi klien
b. Memberikan solusi pada masalah yang sedang dihadapi oleh pemilik proyek
c. Dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang diharapkan, anggaran yang tersedia, dan aktivitas serta sumberdaya yang terukur.
Pengendalian suatu proyek
Suatu kegiatan pengawasan/Monitoring suatu Proyek supaya proyek bisa berjalan dengan lancar dan mendapatkan mutu yang baik, penggunaan biaya dan waktu serta evaluasi atau pengambilan langkah-langkah yang diperlukan pada saat pelaksanaan, agar proyek dapat selesai sesuai dengan yang direncanakan.
Dalam rangka pengendalian dan pengawasan pekerjaan di lapangan atau lazim disebut monitoring (Pengendalian Mutu, Waktu dan Biaya) suatu media atau alat yang mampu merangkum informasi-informasi secara tepat dan cepat dapat diketahui. Umumnya pengendalian tersebut dipakai media jaringan kerja, curve S, formulir disamping Kontrak (spesifikasi Teknis, Gambar dll). Media komunikasi tersebut bermanfaat untuk memastikan tentang kondisi kemajuan proyek, masalah yang terjadi, serta keputusan dan tindakan yang diambil oleh yang berwenang. Pengendalian Proyek dilaksanakan secara umum dapat dikelompokan sebagai berikut:
1. Pengendalian Mutu.
Adalah mengendalikan jalannya pelaksanaan proyek agar mendapatkan mutu yang baik dan sesuai dengan syarat yang ditentukan dalam kontrak. Alat Pengendali Mutu Proyek yang harus dikuasai oleh Pengawas/Direksi Pekerjaan adalah sebagai berikut:
• Spesifikasi teknis (Pabrikan, RKS).
• Metode Pelaksanaan (Pabrikan, RKS).
• Gambar Kerja.
• Hasil Tes bahan dari Laboratorium.
• Peraturan-peraturan pemerintah.
• Peraturan-peraturan khusus yang harus dikuti yang tercantum dalam kontrak
Setiap Pengawas harus menguasai RKS/ Spesifikasi teknis dari pekerjaan yang akan dilaksanakan maupun Metode pelaksanaan, gambar kerja, pembacaan hasil tes Laboratoriun serta peraturan-peraturan yang harus diikuti.
2. Pengendalian Waktu
Suatu rencana monitoring harus merangkum masalah-masalah yang secara aktif selalu diamati, dicatat dan dilaporkan selama berlangsungnya pelaksanaan. Pada umumnya alat yang biasa digunakan dalam digunakan untuk monitoring pelaksanaan pekerjaan yaitu jaringan kerja (network planning). Ada dua versi network planning yaitu PERT dan CPM. Program Evaluation and Review Technique (PERT) yang cocok untuk proyek yang kegiatan-kegiatannya belum pernah dilakukan (non-repetitif) atau proyek riset, sedangkan Critical Path Method (CPM) cocok untuk proyek yang kegiatan-kegiatannya sudah pernah dilakukan sehingga sifat
dari kegiatan itu sudah diketahui dengan pasti. Perencanaan dan pengendalian dengan CPM ditujukan untuk bisa melaksanaakan pekerjaan sesuai dengan rancangan dalam waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya yang seekonomis mungkin. Untuk itu perlu kita ketahui komponen-komponen apa saja yang menentukan berhasilnya suatu proyek. CPM sebagai alat pengendali dan pengawasan, ternyata secara serentak dapat mengelola waktu kegiatan, sarana dan biaya dalam suatu perencanaan yang terpadu (intergrated planning). Jaringan kerja menggambarkan keseluruhan kegiatan-kegiatan Pengendalian Proyek proyek kedalam simbol-simbol jaringan kegiatan, oleh karenanya teknik ini juga disebut perencanaan jaringan kerja (network planning).
3. Pengendalian Biaya.
Pengendalian biaya dalam suatu kontrak/Surat perjanjian dimaksudkan agar pengawas mengetahuidan mengendalikan agar biaya Proyek tidak melebihi anggaran yang sudah direncanakan. Hal-hal yang harus` diketehui oleh Pengawas adalah sebagai berikut:
• Sumber Dana Proyek.
• Progres pembayaran yang telah dilakukan dalam suatu pekerjaan (kontrak) sesuai dengan yang direncanakan.
• Tahapan-tahapan/angsuran pembayaran yang dilakukan untuk Kontrak lokal.
• Pengendalian biaya atas setiap item pekerjaan yang ada didalam Bill of Quantity.
• Tahapan-tahapan/angsuran pembayaran yang dilakukan untuk Kontrak Internasional.
• Pengendalian biaya atas rencana disburse / penyerapan dalam kontrak.
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
1. Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu.
2. Untuk dapat mengimplementasikan kegiatan manajemen tersebut sesuai dengan fungsinya masing-masing, maka diperlukan beberapa keahlian manajemen(managerial skills) yang diperlukan oleh setiap orang yang terlibat dalam organisasi.
3. Ilmu untuk mengelola proyek disebut dengan manajemen proyek. Jadi manajemen proyek adalah suatu aktivitas penerapan pengetahuan, keahlian, metodologi dan teknik memanfaatkan sumberdaya untuk mengelola sebuah proyek untuk memenuhi harapan pihak-pihak yang berkepentingan.
4. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] N. A. Rachman, “Makalah Manajemen Proyek,” 1 Oktober 2013. [Online]. Available:https://www.academia.edu/5951557/MAKALAH_MENEJEMEN
_PROYEK. [Diakses 18 Desember 2015].
[2] S. N, “Pengertian Manajemen Proyek dan Contohnya,” 27 Maret 2015. [Online]. Available: http://www.pengertianku.net/2015/03/pengertian-
manajemen-proyek-dan-contohnya.html. [Diakses 18 Desember 2015].
[3] Dayat, “Manajemen Proyek,” 9 November 2011. [Online]. Available:
http://masterraider.blogspot.co.id/. [Diakses 27 Desember 2015].
[4] R. A. Nggili, “POAC : Planning, Organizing, Actuating, Controlling,” 21 November 2011. [Online]. Available: http://rickyanggili.blogspot.co.id/2011/11/poac-planning-organizing-
actuating.html. [Diakses 27 Desember 2015].
[5] Y. D, “KNOWLEDGE AREA MANAJEMEN PROYEK,” 20 April 2011.
[Online]. Available: http://agustinariyanti.blogspot.co.id/2011/04/knowledge- area-manajemen-proyek.html. [Diakses 27 Desember 2015].
[6] Anonymous, “Pengendalian Proyek,” 02 Februari 2012. [Online]. Available: http://kampuzsipil.blogspot.co.id/2012/02/pengendalian-proyek.html. [Diakses 18 Desember 2015].
*Sumber: https://www.academia.edu/31514657/MAKALAH_MANAJEMEN_PROYEK
0 Komentar untuk "Manajemen Proyek"