BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Bisnis bukanlah sesuatu yang asing sejak dahulu hingga sekarang. Berbagai teknologi sangat mendukung kesuksesan dalam berbisnis dan teknologi tersebut berkembang seiring berjalannya waktu. Dalam bisnis, kita tidak bisa melupakan satu aspek yang penting yang mana aspek ini sangat rnendukung kesuksesan dalam berbisnis. Aspek tersebut adalah komunikasi.
Setelah kita mengetahui akan komunikasi bisnis, kita juga harus mengetahui bahwa komunikasi dalam bisnis juga sama dengan komunikasi pada umumnya. Hanya saja berbeda sedikit karena orientasi dari komunikasi bisnis ialah cenderung mengarah dalam hal bisnis.
Berbagai komunikasi seperti komunikasi dengan pihak internal eksternal tidak dapat dihindari. Oleh karena itu, dalam makalah ini kami akan akan memaparkan faktor komunikasi internal dan eksternal dalam bisnis.
B. Rumusan Masalah
1. Apa fungsi komunikasi bisnis?
2. Apa fungi komunikasi internal dalam bisnis?
3. Apa fungsi komunikasi eksternal dalam bisnis?
BAB II
PEMBAHASAN
A. Fungsi Komunikasi Bisnis
Dalam kajian ilmu komunikasi, banyak ahli mengemukakan pendapat tentang fungsi-fungsi komunikasi bisnis. Menurut Chester Bornder, salah satu fungsi atau tanggung jawab seorang eksekutif selain berfungsi menciptakan kooperasi dan memformulasikan tujuan organisasi, juga memelihara dan mempertahankan fungsi komunikasi dalam organisasi.
Secara umum fungsi komunikasi bisnis terdiri dari:
1. Informatif
Pimpinan dan anggota organisasi dalam bisnis membutuhkan banyak sekali informasi untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka. Informasi tersebut berkaitan dengan upaya organisasi untuk mencapai tujuannya. Dapat dikatakan bahwa aktivitas utama dalam komunikasi adalah menyampaikan informasi atau pesan.
2. Pengendalian (Regulatory)
Komunikasi berfungsi sebagai pengatur dan pengendali organisasi. Komunikasi dalam hal ini berupa peraturan, prosedur, perintah, dan laporan.
3. Persuasif
Komunikasi berfungsi mengajak orang lain mengikuti atau menjalankan ide dan gagasan atau tugas.
4. Integratif
Dengan adanya komunikasi, organisasi yang terbagi menjadi beberapa bagian dan departemen akan tetap menjadi satu kesatuan yang utuh dan terpadu.
5. Pengawasan (surveillance)
Komunikasi, baik massa maupun interpersonal pada dasarnya memiliki fungsi pengawasan. Satu contoh dalam komunikasi interpersonal, antara lain fungsi pengawasan itu dapat dilakukan orang tua ketika ia memperingatkan anaknya agar hati-hati saat makan ikan yang banyak durinya.
B. Fungsi Komunikasi Internal dalam Bisnis
Maksud dari komunikasi internal bisnis adalah komunikasi antara atasan, bawahan, dan rekan kerja. Komunikasi internal bisnis memiliki fungsi sebagai berikut:
1. Mengeluarkan dan menjelaskan peraturan dan prosedur
2. Menginformasikan progress perusahaan
3. Mendororng pegawai melakukan perbaikan
4. Evaluasi, memberi penghargaan dan menegur pegawai
Ruang lingkup komunikasi internal mencakup komunikasi dengan pemilik, manajemen, dan karyawan. Tugas seorang pelaku bisnis adalah membina hubungan baik dengan pihak-pihak tersebut melalui aktivitas komunikasi. Ketiga pihak tersebut merupakan sasaran komunikas atau disebut stakeholders. Stakeholders adalah sikap setiap kelompok yang berada di dalam maupun di luar organisasi atau lembaga bisnis yang mempunyai peran dalam keberhasilan bisnis. Cara yang dilakukan dalam komunikasi internal dapat berupa komunikasi lisan, tulisan, audio-visual atau gabungan ketiganya.
Sedangkan arus yang terbaik adalah arus komunikasi dua arah sehingga pelaku komunikasi bisnis harus berani untuk membuka saluran komunikasi baik formal maupun informal, hal tersebut mengingat adanya kelemahan komunikasi internal dalam komunikasi bisnis, yaitu pesan biasanya didominasi oleh pihak manajemen, atau bahkan komunikasi berjenjang sehingga akibatnya pesan komunikasi sering terjadi pengurangan.
Komunikasi internal terdiri atas empat bagian, yaitu:
1. Downward Communication (komunikasi dari atas ke bawah)
Komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajer atau supervisor mengirimkan pesan kepada bawahannya.
2. Upward Communication (komunikasi dari bawah ke atas)
Komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya.
3. Horizontal Communication (komunikasi sesama)
Komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan setara.
4. Komunikasi Diagonal (Cross Communication)
Komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian dengan pegawai seksi atau bagian yang lain.
C. Fungsi Komunikasi Eksternal dalam Bisnis
Komunikasi eksternal dalam bisnis adalah komunikasi antara pihak eksternal dari perusahaan, seperti konsumen, supplier, pemerintah, dan lainnya. Adapun fungsi komunikasi bisnis eksternal adalah sebagai berikut:
1. Membujuk konsumen membeli produk
2. Menjelaskan produk atau layanan
3. Mengklarifikasi spesifikasi yang dibutuhkan
4. Mempromosikan image positif perusahaan
5. Memberikan kredit dan penagihan piutang
Ruang lingkup komunikasi eksternal dalam komunikasi bisnis mencakup komunikasi dengan pelanggan, penyalur, pemasok, dan agen regulator. Keempat kelompok yang berada di luar organisasi atau lembaga bisnis memiliki kepentingan untuk kelangsungan bisnis. Kelompok tersebut selain menghidupi juga dihidupi oleh organisasi atau lembaga bisnis. Kelompok tersebut menentukan kemajuan bisnis sehingga hubungan baik dengan kelompok ini harus dijaga dan dipertahanakan serta ditingkatkan.
Studi Kasus
Jumlah penduduk yang besar dapat menjadi penyebab kehancuran suatu Negara. Bagi Indonesia jumlah penduduk yang besar, tentu menimbulkan pekerjaan yang besar pula bagi pemerintah diberbagai sektor kehidupan. Dari sektor pergerakan penduduk yang besar, pemerintah Indonesia juga direpotkan dengan penyediaan modal transportasi darat, laut, dan udara yang memerlukan upaya, dana yang sangat besar.
Sebagai pemimpin anda harus mengantisipasi hal tersebut di PT Kereta Api Indonesia (PT KAI) persero, dengan cara melakukan langkh-langkah strategis, terutama pada pelayanan terhadap pelanggan. Di masa lalu sangat banyak yang dikeluhkan oleh para pelanggan KA, antara lain sulitnya memperoleh tiket, terutama pada hari libur. Keberangkatan dan kedatangan KA sering terlambat, interior gerbong yang tidak nyaman. Nyaris tidak ada kepuasan dari para pelanggan.
PT KAI sendiri juga sering menderita kerugian, Karena banyak penumpang yang tidak membeli tiket, dan terjadi kerja sama antara mereka dan kondektur, masinis, dan lain-lain. Anda tentu telah menyiapkan langkah-langkah yang mungkin tidak popular, dengan menerapkan punishment bagi yang salah.
Untuk mengatasi masalah tersebut PT KAI mendirikan unit “contact center” (CC) yang tugasnya mendukung operasional perusahaan, melalui perbaikan hubungan dengan pelanggan. Unit “CC” ini tugasnya memberikan pelayanan kepada pelanggan, dengan cara membuka hubungan/komunikasi dengan para pelanggan secara terbuka. Unit “CC” menampung dan menyelesaikan keluhan, kritik, saran, dan informasi. Ternyata kemudian, unit ini malah menyebabkan penghematan yang besar. Keuntungan tersebut diperoleh karena adanya kepuasan para pelanggan.
Dalam praktek unit “CC” ini menggunakan teknologi yang sudah akrab bagi masyarakat, antara lain komputer, alat-alat telekomunikasi, dan lainnya. Selain itu “CC” juga membuka saluran khusus yang memudahkan masyarakat mengakses PT KAI . kemudian membayar tiket melalui ATM, internet banking, SMS Banking juga membina hubungan dengan toko-toko swalayan untuk menjual tiket. Unit “ CC” juga mengelola informasi yang diperlukan calon pelanggan.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Secara umum fungsi komunikasi bisnis terdiri dari infomatif (memberikan informasi), Pengendalian (Regulatory), persuasif (mempengaruhi), integratif, dan Pengawasan (surveillance). Sedangkan komumunikas internal yaitu komunikasi antara atasan, bawahan, dan rekan kerja. Fungsi komunikasi internal ialah mengeluarkan dan menjelaskan peraturan dan prosedur, menginformasikan progress perusahaan, mendororng pegawai melakukan perbaikan, evaluasi, memberi penghargaan dan menegur pegawai.
Adapun komunikasi eksternal yaitu komunikasi antara pihak eksternal dari perusahaan, seperti konsumen, supplier, pemerintah, dan lainnya. Fungsi komunikasi bisnis eksternal adalah membujuk konsumen membeli produk, menjelaskan produk atau layanan, mengklarifikasi spesifikasi yang dibutuhkan, mempromosikan image positif perusahaan, memberikan kredit dan penagihan piutang.
B. Saran
Dari beberapa buku referensi yang kami baca, kami dapat menemukan data mengenai hal-hal yang dibahas di dalam makalah, sehingga tersusunlah makalah ini. Namun, makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, maka dari itu masukan atau saran dari pembaca sangat kami butuhkan demi sempurnanya makalah kami selanjutnya.
DAFTAR PUSTAKA
Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: CV. ANDI OFFSET
Kusumastuti. 2009. Komunikasi Bisnis. Bogor: IPB Press
Nurudin. 2004. Sistem Komunikasi Indonesia. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada
Suharsono dan Lukas Dwiantara. 2013. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: CAPS (Center of Academic Publishing Service)
http://iqbalmuhammad17.blogspot.co.id/2011/10/komunikasi-internal.html?m=
https://massofa.wordpress.com/2008/04/12/bahasan-sepintas-tentang-komunikasi-bisnis/
*Credit:
- U.R
- W.N
- S.N.H
Tag :
Komunikasi Bisnis
0 Komentar untuk "Fungsi Komunikasi Internal dan Eksternal dalam Bisnis"