BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Desain dan struktur organisasi merupakan salah satu isu dalam manajemen yang masih cukup menarik untuk diperbincangkan hingga dewasa ini. Media massa, baik elektronik maupun cetak, seringkali menampilkan opini dan pembicaraan yang membahas seputar Desain dan struktur organisasi. Peran Desain dan struktur organisasi yang sangat strategis dan penting bagi pencapaian misi, visi dan tujuan suatu organisasi, merupakan salah satu motif yang mendorong manusia untuk selalu menyelidiki seluk-beluk yang terkait dengan Desain dan struktur organisasi. Selain desain organisasi kebutuhan menjalin kolaborasi adalah nomor satu dalam berorganisasi, karena jika suatu organisasi atau unit di dalam suatu organisasi hanya berdiri sendiri, perkembangan unit atau organisasi tersebut relatif sangat lambat.
Di dalam kegiatan manajemen apapun baik di pemerintah maupun swasta semakin banyak komunitas dan jaringan yang diciptakan, akan semakin terbuka luas keuntungan yang bisa didapat. Kesadaran melakukan dan membuat kolaborasi mutlak dibangun karena musuh kemajuan dari organisasi adalah kekurangan informasi. Selain itu, sadar melakukan kolaborasi ini juga bertujuan untuk saling membangkitkan semangat kebersamaan ketika terjadi masalah di tengah tengah kegiatan organisasi. Peluang ini juga bisa berimplikasi menjadi lebih baik dengan mengoptimalkan pencarian akses informasi secara bersama-sama
1.2. Rumusan Masalah
Dalam makalah ini akan dibahas mengenai berbagai masalah sebagai berikut :
1. Apa makna dari desain Organisasi?
2. Apa saja enam unsur dasar dalam sebuah desain organisasi?
3. Bagaimana jenis dari desain organisasi secara umum?
4. Apa makna kolaborasi ?
5. Apa saja lima unsur kolaborasi ?
6. Bagaimana pemikiran kolaborasi ?
1.3. Tujuan
Tujuan disusunnya makalah ini yakni :
1. Memahami makna dari desain organisasi.
2. Mengetahui pentingnya enam unsur dasar.
3. Mengetahui macam-macam jenis dari desain organisasi.
4. Mengetahui makna kolaborasi dalam berorganisasi.
5. Mengetahui unsur-unsur kolaborasi.
6. Memahami bagaimana pemikiran kolaborasi.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Desain Organisasi
2.1.1. Pengertian dan Tujuan
Organisasi merupakan alat untuk mencapai sasaran organisasi, untuk itu organisasi membutuhkan pengorganisasian yang merupakan kegiatan menyusun dan menstrukturisasi pekerjaan untuk mencapai sasaran organisasi tersebut. Pengorganisasian memerlukan konsep dasar melalui desain organisasi untuk membuat bagaimana bentuk organisasi yang tepat akan dibuat untuk dapat mencapai sasaran yang akan dituju.
Tujuan pengorganisasian diantaranya:
• Membagi pekerjaan menjadi tugas suatu departemen secara spesifik
• Membebankan tugas dan tanggung jawab yang berhubungan dengan tugas individual
• Koordinasi tugas organisasi yang berbeda
• Mengelompokkan pekerjaan dalam satu unit
• Membangun hubungan antara individual, kelompok dan departemen
• Membangun garis wewenang formal
• Alokasi sumber daya organisasi
Desain organisasi fokus kepada upaya manajemen organisasi dengan cara menyusun, mengubah struktur dan pola kerja memaksimalkan kinerja organisasi. Desain organisasi merupakan penyusunan dan pengubahan struktur organisasi dimana proses itu melibatkan enam komponen penting Work specialization, Departmentalization, Chain of Command, Span of Control, Centarlization & Decentralization, dan Formalization. Desain organisasi tersebut akan dipilih oleh para pembuat keputusan untuk menghasilkan struktur organisasi mana yang tepat untuk menjalankan fungsi organisasi untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi digambarkan sebagai susunan formal pekerjaan-pekerjaan didalam suatu organisasi atau kerangka kerja formal dimana terdapat pembagian, pengelompokan dan pengkoordinasian tugas pekerjaan
Struktur organisasi dapat dibedakan dari desain organisasi. Struktur organisasi adalah skeleton, kerangka dasar dan bentuk organisasi yang biasanya dihadirkan dalam bagan organisasi (organization chart). Desain organisasi merupakan berbagai elemen yang membentuk struktur. Menggunakan metafor biologi, desain adalah sistem respiratori, muscular, cardiovascular dsb. yang menggerakkan dan memfungsikan organ tubuh yang lain. Struktur tidak dapat hadir tanpa desain – dan sebaliknya - dan semua elemen perlu dikoordinasikan dan bekerja bersama. Apa saja elemen-elemen yang dimaksud dan bagaimana dikoordinasikan (organizational design) pasti berkaitan dengan struktur organisasi.
2.1.2. Unsur Dasar Desain Organisasi
Dalam konteks desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
Menurut Robbins (2003), Gitlow (2001), dan Cortada (2001), ada enam prinsip penting yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi:
1. Spesialisasi Pekerjaan
Hal ini didefinisikan sebagai derajat di mana tuga dalam organisasi dibagi menjadi beberapa pekerjaan. Spesialisasi menjadi terkenal setelah pada awal abad 20 Henry Ford berhasil mengimplementasikan spesialisasi dan menjadi best seller pada masanya. Pengulangan tugas yang serupa dalam jangka waktu yang lama akan meningkatkan tingkat produktivitas dan efisiensi sebuah pekerjaan.
2. Departemenisasi
Unsur ini merupakan dampak yang dari spesialisasi pekerjaan, dengan mengelompokkan pekerjaan yang serupa dalam satu departemen. Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok aktivitas sejenis berdasarkan kesamaan sifat atau pelaksanaannya. Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut:
a. Fungsi
b. Produk atau jasa
c. Wilayah
d. Langganan
e. Proses atau peralatan
f. Waktu
g. Pelayanan
h. Alpa – numeral
i. Proyek atau matriks
3. Rantai Komando
Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas (pekerjaan) akan dilaporkan. Hal ini juga dapat diperluas dengan pertanyaan “Kepada siapa saya harus bertanggung jawab dan kepada siapa saya harus berkonsultasi, jika terdapat masalah dalam pekerjaan?”. Ada dua unsur penting dalam menjelaskan konsep rantai komando, yaitu otoritas dan kesatuan. Otoritas merupakan hak yang melekat pada posisi manajerial seperti memberikan tugas dan mengharapkan tugas tersebut dapat dipatuhi dan dijalankan. Kesatuan perintah adalah tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang pejabat tertentu.
4. Rentang Pengawasan
Unsur ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat dikelola secara efisien dan efektif oleh seorang manajer.
5. Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentarlisasi sebagai derajat di mana pembuatan keputusan dipusatkan pada beberapa jabatan di perusahaan. Desentralisasi adalah pengalihan tanggung jawab dan wewenang dalam mengambil keputusan dari kantor pusat kepada orang yang berlokasi terdekat dengan situasi yang membutuhkan perhatian. Dengan menggunakan desentralisasi, tindakan dapat dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan masalah, lebih banyak orang yang terlibat di dalamnya, dan menjadikan karyawan lebih menjadi bagian dari organisasi.
6. Formalisasi
Jika pekerjaan yang ada telah diformalisasi, akan diketahui pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, kapan harus diselesaikan, dan bagaimana cara menyelesaikannya.
2.1.3. Model dan Jenis Desain Organisasi
Pada penerapannya, model desain orgranisasi terdiri dari 2 model, yaitu Desain organisasi Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.
A. Desain Organisasi Mekanistik.
• Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.
• Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
• Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.
• Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
Proses penyusun tujuan dilakukan di tingat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.
• Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.
B. Desain Organisasi Organik.
• Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.
• Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.
Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.
Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.
• Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.
• Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.
• Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub unit di dalamnya.
Desain organisasi secara umum dapat terbagi menjadi:
A. Desain Tradisional
1. Struktur Simpel
Ciri-ciri => Departmentalisasi rendah, Rentang pengendalian luas, dan Wewenang tersentralisasi pada satu orang
Kekuatan => Cepat, fleksibel, akuntabilitasnya jelas
Kelemahan => karena bertumpu pada satu orang sehingga terlalu beresiko
2. Struktur Fungsional
Ciri-ciri =>Departmentalisasi berdasarkan fungsinya masing-masing Misalnya : Operasi, keuangan, SDM
Kekuatan => Penghematan biaya dari spesialisasi, para pekerja dikelompokkan dalam pembagian tugas yang sejenis
Kelemahan => Karena terlalu fungsionalis mengakibatkan seorang manajer kehilangan fokus terhadap tujuan perusahaan , karyawan hanya memiliki pengetahuan terbatas dan tidak memahami pekerjaan unit organisasi lainnya
3. Struktur divisional
Ciri-ciri => Terdiri dari satu unit yang terpisah dengan otonomi terbatas dibawah koordinasi dan kendali perusahaan induk
Kekuatan => Berfokus pada hasil dimana manajer divisi bertanggung jawab terhadap keberhasilan produk dan layanannya
Kelemahan => Duplikasi aktivitas dan sumber daya akan menambah biaya dan mengurangi
B. Desain Kontemporer
1. Desain tim biasanya terdiri dari beberapa tim kerja dan memiliki kelonggaran berinovasi dalam bekerja demi tercapainya tujuan organisasi. Dengan kata lain, yang namanya hirarki atau jalur komando dalam organisasi seperti ini jarang ditemukan.
2. Desain matriks adalah salah satu desain yang memberikan kesempatan kepada manager/staff (spesialiasi tertentu) untuk terlibat dalam satu atau lebih program di organisasi. Misalnya program strategi DOTs TB RS yang melibatkan manajer pelayanan medik dan sdm untuk mensukseskan program tersebut. Desain project sedikit mirip dengan matriks. Perbedaannya adalah ketika projcet telah berakhir, maka manager/staff yang terlibat harus kembali ke divisi/departemen masing-masing.
3. Organisasi Tanpa Batas
Struktur yang tidak didefinisikan atau terbatas pada batas-batas horisontal, vertikal atau eksternal yang artifisial, meliputi jenis-jenis organisasi maya dan jaringan network
Adapun desain organisasi pembelajar (learning organisasi) didefinisikan sebagai organisasi yang secara kontinyu melakukan perubahan, adaptasi, dan fleksibel. Oleh karena itu, organisasi seperti ini diharapkan memiliki SDM dan leadership yang memadai untuk menunjang fungsi satu sama lain. Sehingga gilirannya, memiliki kultur learning organisasi yang inovatif.
2.2. Kolaborasi
2.2.1. Pengertian dan Peranan Kolaborasi
Istilah kolaborasi biasanya digunakan untuk menjelaskan praktik dua pihak atau lebih untuk mencapai tujuan bersama dan melibatkan proses kerja masing- masing maupun kerja bersama dalam mencapai tujuan bersama tersebut. Motivasi utamanya biasanya adalah memperoleh hasil-hasil kolektif yang tidak mungkin dicapai jika masing-masing pihak bekerja sendiri-sendiri. Selain seperti dalam kerjasama, para pihak berkolaborasi biasanya dengan harapan mendapatkan hasil-hasil yang inovatif, terobosan, dan/atau istimewa/luar biasa, serta prestasi kolektif yang memuaskan. Kolaborasi biasanya dilakukan agar memungkinkan muncul/berkembangnya saling pengertian dan realisasi visi bersama dalam lingkungan dan sistem yang kompleks.
Pengertian dan pentingnya kolaborasi menurut para ahli:
1. Jonathan (2004) mendefinisikan kolaborasi sebagai proses interaksi di antara beberapa orang yang berkesinambungan.
2. Menurut Kamus Heritage Amerika (2000), kolaborasi adalah bekerja bersama khususnya dalam usaha penggabungan pemikiran.
3. Gray (1989) menggambarkan bahwa kolaborasi sebagai suatu proses berpikir dimana pihak yang terlibat memandang aspek-aspek perbedaan dari suatu masalah serta menemukan solusi dari perbedaan tersebut dan keterbatasan pandangan mereka terhadap apa yang dapat dilakukan.
Dari pengertian ahli tersebut pada dasarnya kolaborasi adalah bentuk kerjasama, interaksi, kompromi beberapa elemen yang terkait baik individu, lembaga dan atau pihak-pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung yang menerima akibat dan manfaat. Nilai-nilai yang mendasari sebuah kolaborasi adalah tujuan yang sama, kesamaan persepsi, kemauan untuk berproses, saling memberikan manfaat, kejujuran, kasih sayang serta berbasis masyarakat. Konsep kolaborasi didefinisikan juga digunakan untuk menggambarkan suatu hubungan kerja sama yang dilakukan pihak tertentu. Sekian banyak pengertian dikemukakan dengan sudut pandang beragam namun didasari prinsip yang sama yaitu mengenai kebersamaan, kerja sama, berbagi tugas, kesetaraan, dan tanggung jawab.
Manfaat kolaborasi
1. Memberikan pelayanan atau usaha yang berkualitas dengan menggabungkan keahlian unik profesional.
2. Memaksimalkan produktivitas serta efektivitas dan efisiensi sumber daya.
3. Meningkatkan profesionalisme, loyalitas, dan kepuasan kerja.
4. Meningkatkan kohesivitas antar pelaku yang terlibat di dalamnya
5. Memberikan kejelasan peran dalam berinteraksi antar pelaku yang terlibat di dalamnya
Struktur Elemen-elemen kolaborasi
Praktik kolaborasi mengganti pendekatan pengelompokan hirarkis dengan pendekatan yang mendorong interaksi antara sesama anggota. Model hirarkis menekankan komunikasi satu arah, terdapat tokoh yang dominan. Model praktik kolaboratif menekankan komunikasi dua arah, tetapi tetap menempatkan salah satu tokoh pada posisi utama. Model melingkar menekankan kontinuitas, kondisi timbal balik satu dengan yang lain dan tak ada satu anggota stakeholder yang melakukan kolaborasi mendominasi terus menerus.Tujuan kolaborasi
Secara singkat kolaborasi bertujuan untuk:
1. memecahkan masalah;
2. menciptakan sesuatu;
3. menemukan sesuatu di dalam sejumlah hambatan. Sedangkan hambatan dalam berkolaborasi, diketahui karena:
o keahlian;
o waktu;
o biaya;
o kompetisi;
o kearifan konvensional
Mengapa diperlukan Kolaborasi?
1. Membangun pemahaman melalui sharing gagasan, informasi, antara berbagai pihak, memberikan mekanisme penyelesaian suatu ketidakpastian
2. Membangun mekanisme pengambilan keputusan yang efektif melalui proses yang fokus pada masalah bersama, dan membangun dukungan
3. Menghasilkan alat kerja yang efektif melalui koordinasi lintas batas, manajemen bersama, dan mobilisasi perluasan gagasan
4. Mengembangkan kapasitas bersama multi pihak untuk menghadapi tantangan dimasa depan
2.2.2. Unsur-unsur Kolaborasi
1) Collaborative Culture
Seperangkat nilai-nilai dasar yang membentuk tingkah laku dan sikap bisnis
2) Collaborative Leadership
Suatu kebersamaan yang merupakan fungsi situasional
3) Strategic Visioner
Prinsip-prinsip pemandu dan tujuan keseluruhan dari organisasi yang bertumpu pada pelajaran yang berdasarkan kerjasama intern
4) Collaborative Team Process
Sekumpulan proses kerja non birokrasi dikelola oleh tim-tim kolaborasi dari kerjasama profesional yang bertanggung jawab penuh bagi keberhasilannya
5) Collaborative Structure
Pembenahan diri dari sistem-sistem pendukung bisnis (terutama sistem informasi dan sumberdaya manusia), memastikan keberhasilan tempat kerja yang kolaboratif
2.2.3. Pemikiran Kolaborasi
1. Perubahan Total
Kolaborasi bukanlah sebuah program yang secara teknis untuk memecahkan masalah, tetapi merupakan perubahan total cara bekerja bersama.
2. Etos Kerja Baru
Kolaborasi merupakan etos kerja yang menghargai pemikiran, bahwa pekerjaan dapat diselesaikan bersama dengan orang lain secara bahu membahu.
3. Sikap Kebersamaan
Kolaborasi memiliki nilai-nilai dasar untuk membangun hubungan yang saling mempercayai
4. Pengambilan Keputusan
Kolaborasi memberikan nuansa kerangka kerja kedekatan mengenai keputusan bisnis atau keputusan organisasi
5. Suatu Metode dan Alat
Kolaborasi juga menghasilkan suatu metode dan alat yang membantu angkatan kerja untuk bersatu.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Struktur organisasi-organisasi memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota organisasi. Desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi struktur merupakan hasil dari proses desain.
Adapun unsur-unsur dalam organisasi terdiri dari Rentang kendali, Spesialisasi, Standardiasasi, Formalisasi, Sentralisasi, Kompleksitas, dan Delegasi wewenang. Model desain organisasi terdiri dari Organisasi mekanistik serta Organisasi Organik. Organisasi mekanistik Yaitu model yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Sementara, model organisasi organik yaitu menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi.
Kolaborasi adalah bentuk kerjasama, interaksi, kompromi beberapa elemen yang terkait baik individu, lembaga dan atau pihak-pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung yang menerima akibat dan manfaat. Manajemen kolaborasi merupakan pembagian kewenangan politis, pendanaan, dan administrasi antar para pihak yang mewakili berbagai lapisan kelembagaan para pihak yang mewakili berbagai lapisan kelembagaan pemerintah, masyarakat sipil dan sektor swasta. Sebuah sistem yang merupakan perpaduan berbagai aspek desentralisasi, dekonsentrasi dan demokratisasi untuk secara efektif mencapai keseimbangan antara hak dan tanggung jawab dalam pengelolaan sumberdaya alam
B. Saran
Menyadari bahwa penulis masih jauh dari kata sempurna, kedepannya penulis akan lebih fokus dan detail dalam menjelaskan tentang makalah di atas dengan sumber – sumber yang lebih banyak yang tentunya dapat dipertanggungjawabkan.
DAFTAR PUSTAKA
https://sites.google.com/site/kelasmanager/desain-organisasi
http://lnk996.blogspot.com/2015/04/katapengantar-denganmengucapkan-puji.html
https://kaikafina.wordpress.com/2015/05/31/kesimpulan-desain-dan-struktur-organisasi/
http://organisasi-manajemen.blogspot.com/2010/05/desain-struktur-organisasi.html
https://sites.google.com/site/kelasmanager/desain-organisasi
*Sumber: https://www.academia.edu/38044698/Makalah_Desain_Organisasi_dan_Kolaborasi
Tag :
Lainnya
0 Komentar untuk "Desain Organisasi dan Kolaborasi"